Lær om AI · Dokument-AI
Hvordan læser AI fakturaer og PDF'er?
Fra indbakke til kladde, trin for trin
- Modtag
Fakturaen kommer som PDF, billede eller mail til en fast postkasse.
- Læs
OCR gør dokumentet til tekst med placering af hvert ord.
- Forstå
Sprogmodellen finder felter og varelinjer, uanset layout.
- Tjek
Beløb, varenumre og leverandør holdes op mod jeres ordrer og stamdata.
- Aflever
Passer alt, bogføres den som kladde. Ellers går den til et menneske med afvigelsen markeret.
Det tredje trin er det, der har ændret sig. Før skulle man lave en skabelon for hver leverandør: fakturanummeret står her, totalen står der. Når leverandøren skiftede layout, gik det i stykker. En sprogmodel læser fakturaen, som et menneske læser den: den ved, hvad et fakturanummer plejer at være, og finder det, uanset om det står øverst til højre eller nederst til venstre, og uanset om det hedder "Faktura nr.", "Invoice no." eller "Bilag".
Det fjerde trin er det, der gør det sikkert. Modellen kan læse forkert. Et 8-tal kan blive til et 3-tal på en dårlig scanning. Men hvis beløbet derefter holdes op mod indkøbsordren og varenumrene mod jeres varekartotek, bliver fejlen fanget, før den bliver bogført. Udtræk uden tjek er en risiko. Udtræk med tjek er en bogholder, der aldrig bliver træt.
Et eksempel: leverandørfakturaer hos en producent
Tag en virksomhed, der producerer komponenter til ventilation, med 45 ansatte og omkring 400 leverandørfakturaer om måneden fra 70 leverandører. De kommer i 70 layouts. En medarbejder i økonomi taster dem ind, slår indkøbsordren op, sammenligner og sender de tvivlsomme videre til indkøb. Det tager en arbejdsdag om ugen, og det er ikke den del af jobbet, hun blev ansat til.
Med dokument-AI læses hver faktura, når den kommer ind. Felterne trækkes ud, linjerne matches mod indkøbsordren, og tre ting kan ske. Passer alt inden for den tolerance, økonomichefen har sat, bogføres fakturaen som kladde med ordrenummer og konto udfyldt. Afviger beløb eller antal, lander den hos medarbejderen med afvigelsen fremhævet og forslag til, hvad der er galt. Kan modellen ikke finde en ordre, spørger den indkøb. Medarbejderen godkender kladderne i ét samlet gennemsyn og bruger resten af dagen på det, hun faktisk er ansat til.
- Saml 50 fakturaer fra de 20 største leverandører
Det er testsamlingen. Hver af dem læses af værktøjet og af et menneske, og de to resultater sammenlignes felt for felt, før noget går i drift.
- Beslut, hvad der må bogføres uden et menneske
"Beløb inden for 1 % af ordren og kendt leverandør" er en typisk startregel. Den strammes eller løsnes efter en måneds tal.
- Byg forbindelsen til økonomisystemet
Kladden skal lande i e-conomic, Business Central eller det system, I bruger, med de felter, bogholderen ellers ville have udfyldt. Uden den forbindelse er resultatet en pæn tabel, nogen stadig skal taste.
- Mål fejlene, ikke kun tiden
Hvor mange fakturaer blev rettet af et menneske, og hvorfor. Det tal viser, om værktøjet skal justeres, eller om det er scanningerne, der er problemet.
Hvad dokument-AI er god til, og hvad den ikke er
God til
- Mange layouts fra mange afsendere: fakturaer, ordrebekræftelser, følgesedler, kontrakter
- Varelinjer, ikke kun totaler
- Flere sprog og valutaer i samme bunke
- At holde det læste op mod jeres ordrer, priser og stamdata
Ikke god til
- Dårlige scanninger og skæve billeder fra en telefon; kvaliteten af svaret følger kvaliteten af billedet
- Håndskrift ud over det simpleste
- At afgøre, om en faktura er rimelig; det er en beslutning, ikke en læsning
- Dokumenter, hvor det samme tal betyder to ting afhængigt af sammenhængen, uden en regel at støtte sig til
Hvad det kræver hos jer
- Eksempler: 30–50 rigtige dokumenter af hver type, I vil have læst, med facit fra et menneske.
- Et sted, resultatet skal lande: økonomisystem, ERP, et regneark til at starte med. Og en forbindelse dertil.
- En regel for, hvad der må gå igennem uden godkendelse, og hvem der ser resten.
- Rimelige scanninger. En multifunktionsprinter på 300 dpi er fint; et foto taget på skrå er det ikke.
- En person, der kigger på afvigelserne den første måned og justerer reglen.
Typiske misforståelser
| Det hører vi | Sådan hænger det sammen |
|---|---|
| Det er bare OCR, det har vi prøvet | OCR laver billeder om til tekst. Det nye er trinnet bagefter, hvor sprogmodellen forstår teksten og finder felterne uden skabelon, og trinnet efter det, hvor felterne tjekkes mod jeres data. |
| Det skal være 100 % præcist, ellers kan vi ikke bruge det | Det bliver ikke 100 %, og det er et menneske heller ikke. Forskellen er tjekket: det, der ikke passer, bliver fanget, og det, der passer, behøver ingen at kigge på. |
| Vi skal lave en skabelon for hver leverandør | Ikke længere. Modellen læser layoutet, som en bogholder gør det. En ny leverandør kræver ingen opsætning. |
| Vores fakturaer skal sendes til en tjeneste i udlandet | Det afhænger af opsætningen. Både OCR og sprogmodel kan køre hos en europæisk udbyder eller på jeres egen server. |
Hvad vi ville fraråde
Vi ville fraråde at lade værktøjet bogføre uden godkendelse fra dag ét, uanset hvor godt det klarer testsamlingen. Lad det bogføre kladder, tæl rettelserne i en måned, og løsn reglen derefter. Og vi ville fraråde at starte med de sværeste dokumenter, fordi de er mest irriterende. Start med de 20 leverandører, der sender flest, og tag resten, når tallene holder.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke dokumenter kan læses?
Fakturaer, ordrebekræftelser, følgesedler, kontrakter, formularer, i princippet alt med tekst. Jo mere ensartet dokumenttypen er i sin mening, jo bedre, også når layoutet varierer.
Virker det med vores økonomisystem?
Hvis systemet har et API, ja. e-conomic, Business Central, Dinero og de fleste andre har. Vi bygger forbindelsen, så kladderne lander med de rigtige felter udfyldt.
Hvad sker der med en faktura, værktøjet ikke kan læse?
Den lander hos et menneske, markeret som ulæselig, sammen med det, værktøjet trods alt fik ud af den. Den forsvinder ikke, og den bliver ikke gættet.
Hvor lang tid tager det at komme i gang?
Med en testsamling og adgang til økonomisystemet kan den første dokumenttype typisk køre som kladder efter få uger. Hver ny dokumenttype tager kortere tid end den forrige.
Læs også
Vil I have hjælp til at komme fra forklaring til praksis?
Tag en uforpligtende snak med os om, hvor det giver mening at starte hos jer. Vi svarer inden 24 timer.